Quelle solution de gestion choisir pour votre association ?

On le sait, il n’est pas facile de choisir la solution la plus adaptée parmi de nombreux progiciels afin d’assurer une gestion complète personnalisable. Choisir le bon logiciel pour association pour effectuer le suivi avec des indicateurs-clés nécessite de la réflexion et une bonne personnalisation. Voici nos conseils et notre liste de logiciels de gestion personnalisés, afin de mieux vous guider dans votre décision.

Posez-vous les bonnes questions 

Avant d’effectuer vos recherches répondez aux questions suivantes : 

Quels sont mes besoins ? Dois-je me limiter à un logiciel qui ne se limite qu’à la comptabilité ? Ai-je besoin d’un logiciel de gestion pour piloter mes membres, les inscriptions ? Ai-je besoin d’un progiciel multifonctionnel ?

Enfin, pour quelle raison cherchez-vous une solution de gestion : est-ce pour gagner du temps ? Pour favoriser votre visibilité ? Améliorer votre traçabilité ? Mettre en place un logiciel pour bénéficier de tableaux de bord personnalisables ?

Stockage en ligne ou hors ligne ?

La gestion des stocks en ligne vous permettra d’accéder à vos fichiers, vos documents comptables n’importe où et partout. Vos données sont bien évidemment sécurisées et consultables juste en entrant vos identifiants. Tenir une comptabilité hors ligne est tout l’inverse. Cette gestion financière est accessible seulement sur les postes ou le logiciel est téléchargé, vous êtes limité. De plus, même si toutes vos données sont sécurisées, nous ne sommes pas à l’écart d’une mauvaise manipulation ou d’une mauvaise sauvegarde qui ferait malheureusement tout perdre.

Peu importe votre choix, nous vous recommandons d’opter pour le stockage en ligne, qui vous permettra une automatisation, une collaboration simplifiée à plusieurs, à des endroits différents, avec des modules paramétrables.

Logiciel en ligne ou hors ligne ?

Ici, c’est à peu près le même système. Le logiciel simple en ligne, Google Docs par exemple, accessible grâce à des identifiants et celui hors ligne Microsoft Word déjà préinstallé sur votre ordinateur. 

Il est aussi préférable d’opter pour un logiciel en ligne qui évitera par la même occasion à vos collaborateurs de télécharger un logiciel incompatible avec leur machine. 

Le seul cas pour lequel il est préférable de choisir un logiciel hors ligne est lorsque vous bénéficiez d’un(e) secrétaire à temps plein qui collabore depuis son bureau au sein de votre organisation. 

Un logiciel tout-en-un ou pas ?

Le principal avantage d’une solution tout-en-un c’est que vous pouvez absolument tout gérer : les adhésions, le planning, les évènements, la gestion des achats, etc.

L’inconvénient est que si votre organisme associatif est de taille importante, cela risque de poser des problèmes d’échelle.

Si votre association contient plus de 50 employés et fait plus de 2 millions d’euros de chiffre d’affaires, il sera alors obligatoire pour vous de faire appel à un CAC (commissaire aux comptes). 

De plus, si vous souhaitez obtenir un site internet, un logiciel de gestion tout-en-un dont le site internet est juste un “module” risque d’être moins souple et moins complet qu’une plateforme comme wix.com.

La liste 

Voici une liste non exhaustive des principales solutions de gestion associative :

Les tout-en-un

eBrigade : la solution idéale pour gérer vos bénévoles

Créé en 2004, cet outil de gestion collaboratif comptabilise plus de 100 000 utilisateurs aujourd’hui. 

Caractéristiques :

• Gestion des membres,
• Gestion des adhésions,
• Gestion d’évènements.
• Planning,
• Notes de frais,
• Disponibilités,
• Site web.

En plus d’être gratuit, il est également open source et avec un réel paramétrage. Il est simple d’utilisation favorisant l’ergonomie et grâce à son tableau de bord intuitif, vous gagnez un temps considérable.

Assoconnect

Assoconnect est un outil qui rassemble énormément de fonctionnalités. Également ce logiciel assure une bonne prise en main mettant l’accent sur la synchronisation. Vous retrouvez une gestion de la comptabilité générale, la gestion des membres, les dons, votre site web et plein d’autres ! Il fait partie des logiciels les plus complets en termes de fonctionnalités.

Pilotez Assoconnect en ligne et les prix débutent à partir de 19 €  à 149 € par mois selon le nombre d’utilisateurs. 

Cependant, de multiples options sont payantes (comme par exemple, une rétribution de 1,9  % sur les paiements des adhésions en ligne).

Kananas

On retrouve une fois de plus un logiciel tout-en-un en ligne qui permet une gestion associative, similaire à Assoconnect.

Les prix commencent à partir de 7,5€ à 200€ par mois, selon le nombre de vos contacts. Vous l’avez peut-être remarqué, Kananas est moins cher qu’Assoconnect (à nombre de contacts égal).

Pour le paiement des inscriptions en ligne, Kananas se sert de la plateforme Paypal pour le prélèvement qui varie selon le volume de vos ventes.  

Pepsup

S’ajoute aux deux précédents, Peps’up, aussi similaire à Kananas et Assoconnect. 

Cette solution de gestion en ligne propose un forfait gratuit souvent utile aux associations de petite taille (10 contacts maximum) qui n’ont pas souvent les moyens, et les fonctionnalités sont également très limitées.

Pour les forfaits payants, le montant débute à 12,50€ jusqu’à 30€ par mois. A l’inverse de ces deux compères, Peps’up ne vous facture pas la quantité de contacts, mais les fonctionnalités.

 

Concernant les paiements en ligne, ce logiciel de gestion vous laisse le choix entre Stripe et Paypal.

La liste avec un module comptabilité

EBP Association

Automatiser votre comptabilité, cette solution destinée aux organismes associatifs est principalement hors ligne, même si un version en ligne à 19€ HT par mois est utilisable. 

EBP Association vous conviendra parfaitement si vous êtes à la recherche d’une solution réservée pour vos données comptables. Malgré cela, l’utilisation de la version hors ligne n’est réduite qu’à un seul utilisateur. Concernant les prix, EBP se vend entre 79€ HT et 193€ HT (sans le stockage des données en ligne).

 

Ciel Associations

Autre logiciel comptable, Ciel Associations comprend également le stockage des données en ligne. C’est-à-dire que vos données sont accessibles depuis n’importe quel appareil (en ayant tout de même le logiciel préalablement installé). De plus, comme pour EBP, son utilisation ne se limite qu’à un seul utilisateur. Les tarifs commencent à partir de 15€ HT jusqu’à 48€ HT par mois.

Le forfait le moins coûteux n’inclut pas d’assistance téléphonique, alors que pour le forfait le plus coûteux, cette assistance est prioritaire.

Caleb Gestion

Ce logiciel de gestion comptable également destiné aux organismes associatifs est installable hors ligne, qui comprend l’achat d’une licence pour accueillir un maximum de 3 ordinateurs.

Ce logiciel de comptabilité offre une démo limitée à 45 écritures par exercice comptable, l’achat de la solution étant facturé à 99,50 €.

Les low-cost

Gérer mon association

Vous pouvez utiliser un logiciel spécialiste de la gestion, cette solution offre aux petites associations un système d’information pour faciliter leur gestion quotidienne. Vous y trouverez de multiples fonctionnalités comme la gestion des membres, des factures, de la communication, des impayés, etc.

Deux possibilités s’offrent à vous, soit la version gratuite qui accueille jusqu’à 40 adhérents, soit la version payante allant de 49 € à 199 € l’année.

Assoclub

Cet outil de gestion à bas prix inclut un module de comptabilité, une gestion des membres, le paiement en ligne, et beaucoup d’autres modules. Les prix sont très semblables à Gérer mon association, puisqu’ils vont de 40€ à 200€ l’année pour le pack payant.

Pour la visibilité

La MDA

La MDA  (Maison des Activités) n’est pas vraiment un outil de gestion associative car vous ne trouverez ni de module comptable, ni de gestion des factures/devis. La Maison des Activités vous permet alors de créer des mini sites web et de gérer les inscriptions grâce au paiement en ligne. 

Ce logiciel gratuit cependant le prix consiste en une commission de 2,5 % sur les paiements des inscriptions en ligne.

Les logiciels open source

Le but de ce programme est d’évacuer tout le stress lié à la gestion de vos collaborateurs. Il va alors bénéficier d’une base solide de données, soumettre des formulaires en ligne, vous guider dans la collecte des frais etc.

Attributs :

• Le programme vous permet de recevoir les inscriptions en remplissant juste un formulaire en ligne,
• Vous pouvez créer de multiples listes de diffusions,
• Il est possible de partager des newsletters,
• Il vous aide à encaisser les paiements dus sans mettre en place de suivi,
• Il vous aide également à organiser des événements et vendre des billets,
• Garde l’ensemble de vos données sur une seule et même plateforme,
• Il offre un accès direct à la plateforme de ses membres sans avoir besoin de créer de compte,
• Il vous aide dans la création de mails attrayants, stocke toutes vos activités 

Abricot sauvage

Cette solution de gestion des membres automatisée va faciliter le mécanisme d’abonnement  et stocker vos données dans le Cloud, ce qui permet à tous d’y accéder depuis n’importe quel appareil. 

Attributs :

• Facilite l’enregistrement des adhérents en automatisant le processus,
• Vous aide dans la création de formulaire,
• Personnaliser les règles de traitement de l’app selon vos besoins,
• Pouvoir personnaliser les mails de confirmation,
• Recevoir les paiements par CB en ligne, 
• Il s’intègre aux sites WordPress.

CiviCRM

Basé sur le cloud, ce programme est principalement créé pour les organismes de bienfaisance, du secteur public et des sociétés d’abonnement. Vous allez pouvoir gérer l’ensemble de vos données et ainsi les renforcer avec des plateformes comme WordPress, Backdrop, Drupal et Joomla.

Attributs :

• Simple d’utilisation, sécurisé et compatible à tous les appareils,
• Sauvegarde de manière automatique les données dans des contacts individuels en un seul endroit,
• Il vous permet de trouver un programmeur qui personnalise l’installation selon vos besoins,
• Les membres peuvent s’inscrire et payer leurs abonnements en ligne de façon individuelle, 
• Il permet aux entreprises de faire, de surveiller et de contrôler les processus de gestion 

Tendenci

Tendenci est l’outil le plus connu de sa catégorie et va vous permettre de soutenir l’engagement des collaborateurs. Il a été conçu principalement pour les organismes caritatifs et les syndicats. Il dispose d’une interface intuitive et ne demande aucun frais ni aucun accord à long terme.

Attributs :

• Vous gérez les inscriptions de membres, la base de données…,
• Il bénéficie d’une option de don en ligne et facilite processus, 
• Dispose d’une interface simple qui vous donne accès à un ensemble de ressources,
• Dispose également d’un pack de gestion des médias numériques qui vous permet d’organiser, de recueillir et de partager du contenu multimédia sur votre site internet,
• Les collaborateurs peuvent poser des questions et ainsi bénéficier de réponses sur les forums 

Pour conclure

Si votre objectif est de gagner du temps en gérant simplement vos activités et services, ces solutions peuvent alors être très utiles et pratiques pour vous. 

Le processus est automatisé ce qui vous assure un gain de temps, une sécurisation et un stockage des données pour pouvoir ensuite se focaliser sur la performance de l’organisation. 

Avant de faire votre choix, renseignez-vous et vérifiez toutes les fonctionnalités qu’il propose et surtout celles dont vous avez besoin, jetez un œil aux nombres d’utilisateurs autorisés, vérifiez les termes et conditions… Dès votre recherche effectuée, vous serez alors sûr de vous pour enfin choisir la solution la plus adaptée à vos activités et besoins.